eInvoicing

Elektronische Rechnungsstellung von xRechnung / ZUGFeRD bzw. PDF an alle deutschen HOCHTIEF-Gesellschaften

Mit der Versendung Ihrer Rechnungen an HOCHTIEF und deren deutsche Gesellschaften per Mail akzeptieren Sie, dass diese ordnungsgemäß und korrekt erstellt werden.

Damit eine effektive und effiziente Verarbeitung möglich ist, muss folgendes beachtet werden:

Für den Mailprozess wurden zwei verschiedene Postfächer eingerichtet 

Eins für xRechnung/ZUGFeRD Format und das zweite für PDF-Rechnungen. Die Trennung ist aus technischen Gründen erforderlich.

Freischaltung und Einrichtung

Damit Sie elektronische/sonstige Rechnungen an deutsche HOCHTIEF-Gesellschaften versenden können, ist eine vorherige Freischaltung für das jeweilige Postfach erforderlich.

Eine Freischaltung erfolgt durch Zustellung des entsprechenden Formulars, welches von Ihrer Seite ausgefüllt und unterschrieben an das Postfach eaccounting-it@hochtief.de zu senden ist.

Sobald Ihnen die Vereinbarung von Seiten HOCHTIEF gegengezeichnet vorliegt, können elektronische bzw. sonstige Rechnungen versendet werden. 

Bitte achten Sie darauf, das korrekte Formular für den jeweiligen Rechnungstyp einzureichen. So können PDF-Rechnungen nicht an das Postfach für xRechnungen bzw. ZUGFeRD-Rechnungen versendet werden.

Das Formular wird Ihnen von unserem Einkauf oder Ihren Ansprechpartnern in den HOCHTIEF-Einheiten bereitgestellt. Alternativ kann es bei der Mailadresse eaccounting-it@hochtief.de angefordert werden. 

Für alle o.g. Mailadressen gilt, dass eine Zusendung von Mahnungen, Werbung, Rückfragen oder Angeboten, gleich in welcher Form, nicht zulässig ist. 

Prozess 1: Elektronische Rechnung/Gutschrift (xRechnung, ZUGFeRD)

Für den Rechnungsversand von elektronischen Rechnungen (xRechnung, ZUGFeRD) sind nachfolgende Voraussetzungen einzuhalten.

1. Sie wurden nach Registrierung für das Mailpostfach xRechnung / ZUGFeRD freigeschaltet.
2. Die elektronische Rechnung muss der EN16931 entsprechen
3. Akzeptierte Formate sind xRechnung und ZUGFeRD
4. Rechnungsanhänge sind in der eRechnung einzubetten
   
   Sollte dies systemseitig nicht möglich sein, ist die erste Datei in der Mail die xRechnung bzw. ZUGFerd-Rechnung
   
   Separierte Rechnungsanhänge müssen auf z.B. Lieferschein, Rapport, Arbeitsnachweis, Anhang etc. im Dateinamen lauten
5. Kostenträger/Bestellnummer und Bezeichnung müssen im Datensatz enthalten sein
6. Jede E-Mail darf nur eine Rechnung und die zugehörigen Prüfungsanlagen enthalten (Zulässige Formate für Anlagen: PDF, CSV, TIF, TXT, JPEG, XLSX, docx)
7. E-Mail inkl. Rechnung und aller Anlagen darf die Größe von 10 MB nicht übersteigen
8. E-Mail und Rechnungsdateien dürfen nicht verschlüsselt, passwortgeschützt und nicht in Zip-Dateien gepackt werden
9. Im Feld Betreff ist immer die Rechnungsnummer anzugeben

Es ist zu beachten, dass Sie die Datensätze auf Normkonformität validieren. Die Einreichung einer eRechnungen, welche nicht der Norm EN16931 entspricht, wird ausgeschlossen und wird entsprechend nicht verarbeitet. 

Rechnungen im xRechnungs- oder ZUGFeRD-Format sind an die nach der Registrierung zurückgemeldete E-Mail-Adresse zu senden.

Prozess 2: Sonstige Rechnung/Gutschrift (PDF)

Für den Rechnungsversand von PDF-Rechnungen sind nachfolgende Voraussetzungen einzuhalten.

1. Sie wurden nach Registierung für das Mailpostfach PDF-Rechnung freigeschaltet.

2. Die erste Datei in den Anlagen muss die PDF-Rechnung sein.

   Anhänge müssen eindeutig identifizierbar sein.

   Zu diesem Zweck muss der Dateiname der Anhänge wie z.B. Lieferschein, Rapport, Arbeitsnachweis, Anhang etc. lauten

3. Jede E-Mail darf nur eine Rechnung und die zugehörigen Prüfungsanlagen enthalten (Zulässige Formate für Anlagen: PDF, CSV, TIF, TXT, JPEG, XLSX, docx)
4. Kostenträger/Bestellnummer und Bezeichnung müssen zwingend in der PDF-Rechnung angeben werden
5. E-Mail inkl. Rechnung und aller Anlagen darf die Größe von 10 MB nicht übersteigen
6. E-Mail und Rechnungen/Anlagen dürfen nicht verschlüsselt, passwort geschützt und nicht in Zip-Dateien gepackt werden
7. Im Feld Betreff ist immer die Rechnungsnummer anzugeben

Rechnungen im PDF-Format sind an die nach der Registrierung zurückgemeldete E-Mail-Adresse zu senden.

Formale Vorgaben HOCHTIEF für eRechnung oder sonstige Rechnung/Gutschrift

• Die korrekte Rechnungsanschrift muss wie bei der Bestellung/Beauftragung gefordert, auf der Rechnung oder Gutschrift angegeben werden.
• Kostenträger/Bestellnummer und Baustellenbezeichnung müssen zwingend angegeben werden.
• Enthält die eRechnung oder sonstige Rechnung den vorgegeben Kostenträger/Bestellnummer nicht, wird diese abgelehnt. Die Information des Ablehnungsgrundes wird per E-Mail erfolgen.
• Die Zahlungsfrist beginnt mit dem Eingang der ordnungsgemäßen und prüfbaren Rechnung.

In diesem Zuge möchten wir Sie noch einmal darauf hinweisen, dass alle elektronischen Lösungen insbesondere die formalen Vorgaben des § 14 Abs. 1 UStG sowie die inhaltlichen Vorgaben der §§ 14 Abs. 4 und 14a Umsatzsteuergesetz (UStG) berücksichtigen müssen.

Ansprechpartner bei uns

Für Rückfragen stehen wir Ihnen unter folgenden E-Mail-Adressen zur Verfügung:

eaccounting-it@hochtief.de