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Partnerschaft als Prinzip

eInvoicing

Ein optimierter Rechnungsverarbeitungsprozess erleichtert für Sie als Nachunternehmer/Lieferant und HOCHTIEF den Aufwand. Rechnungsverarbeitungsprozesse können verkürzt und durch einen hohen Automatisierungsgrad schneller verarbeitet werden.

Vorteile

Welche Vorteile bringt die Rechnungsübermittlung in digitaler/elektronischer Form für Sie als Nachunternehmer/Lieferant?

  • schnelle Bearbeitung der gestellten Rechnung
  • Nachweis Zeitpunkt des Rechnungseingangs
  • schnellere Bezahlung der offenen Rechnung
  • Kosteneinsparung für Porto, Papier und Druckertinte
  • Einsparung der Arbeitszeit für ausdrucken, frankieren und Gang zur Post
  • Kein Postweg, da Übertragung in Echtzeit
  • höhere Liquidität durch pünktliche Zahlung
  • Umweltschonung

Rechnungseingangskanäle

Welche Rechnungseingangskanäle bietet HOCHTIEF an?

  1. EDI/PDF-Rechnung (z.B. XML-Träger; ZUGFeRD)
  2. INPOSIA-Rechnungs-Webportal
  3. Zentrales Mail-Postfach (Litigation Hold Mailbox*)
    Nur für teilnehmende Gesellschaften; Verwendung für max. 3 Rechnungen im Monat je Lieferant/Nachunternehmer

 

* Die HOCHTIEF Infrastructure GmbH/Deutschland nimmt nicht am Litigation-Hold-Mailbox-Verfahren teil.

Formale Vorgaben

Wie muss eine Rechnung oder Gutschrift an uns ausgestellt werden?

  • Die korrekte Rechnungsanschrift muss wie bei der Bestellung/Beauftragung gefordert, auf der Rechnung oder Gutschrift angegeben werden.
  • Kostenträger/Bestellnummer, Bestellposition und Baustellenbezeichnung müssen zwingend in lesbarer Computerschrift angegeben werden.
  • Enthält die Rechnung oder Gutschrift den vorgegeben Kostenträger/Bestellnummer nicht, wird diese abgelehnt. Die Information der Ablehnung wird per Post oder per E-Mail erfolgen.
  • Abschlags- oder Schlussrechnungen müssen den Aufbauvorgaben von HOCHTIEF entsprechen.
  • Die Zahlungsfrist beginnt mit dem Eingang der ordnungsgemäßen und prüfbaren Rechnung.

In diesem Zuge möchten wir Sie noch einmal darauf hinweisen, dass alle elektronischen Lösungen insbesondere die formalen Vorgaben des § 14 Abs. 1 UStG sowie die inhaltlichen Vorgaben der §§ 14 Abs. 4 und 14a Umsatzsteuergesetz (UStG) berücksichtigen müssen.

Präferierter Empfang

Präferierter Empfang von Rechnungen oder Gutschriften

1. EDI/PDF-Rechnung (z.B. XML-Träger; ZUGFeRD)

  • Elektronischer Austausch strukturierter Daten gemäß festgelegter Standards zwischen Ihnen als Lieferant/Nachunternehmer und HOCHTIEF
  • Folgende Formate werden akzeptiert PDF, TXT, TIF, JPG, CSV und weitere marktübliche Dateiformate

2. INPOSIA-Rechnungs-Webportal (PDF-Upload)

  • Sie als Lieferant/Nachunternehmer erhalten nach Freigabe durch HOCHTIEF einen Zugang zum Portal. Somit können Sie Rechnung mit Anlagen hinterlegen.
  • Gültiges Dateiformat: Rechnung = PDF
  • Optionale Anhänge = PDF, TXT, TIF, JPG
  • Die Beschränkung der Datei Größe beträgt 15MB

3. Zentrales Mail-Postfach (Litigation Hold Mailbox) - nur für teilnehmende Gesellschaften/Betriebsstätten*

  • Für Sie als Lieferant/Nachunternehmer mit drei Rechnungen im Monat
  • Rechnung oder Gutschrift wird per Mail an HOCHTIEF gesendet
  • nur PDF-Format zulässig
  • PDF-Datei muss unverschlüsselt versandt werden
  • Kennwörter sind unzulässig
  • Bestimmte Dateitypen werden nicht akzeptiert
  • Datei oder E-Mail darf die Größe von 15MB nicht übersteigen
  • E-Mail darf nur eine Rechnung oder Gutschrift enthalten
  • Rechnung oder Gutschrift die elektronisch übermittelt werden, darf keinesfalls nochmals in Papierform versandt werden

* Die HOCHTIEF Infrastructure GmbH/Deutschland nimmt nicht am Litigation-Hold-Mailbox-Verfahren teil.

Ansprechpartner bei uns

Für Rückfragen stehen wir Ihnen unter folgenden E-Mail-Adressen zur Verfügung:

HOCHTIEF Aktiengesellschaft;
HOCHTIEF Solutions AG; 
HOCHTIEF PPP Solutions GmbH; 
HOCHTIEF Engineering GmbH;
HOCHTIEF ViCon GmbH;
HOCHTIEF Insurance Broking and Risk Management Solutions GmbH; 
Deutsche Bau- und Siedlungs-Gesellschaft mbH
eaccounting-it@hochtief.de
HOCHTIEF Infrastructure GmbH;
HOCHTIEF Bau und Betrieb GmbH
HOCHTIEFInfrastructureGmbH-Kontakt-RW@hochtief.de

Rechnungs-Webportal

Der Login ins HOCHTIEF Rechnungs-Webportal erfolgt über die URL:
hochtief-portal.inposia.com

Prozess-Vereinbarung zum eInvoicing@HOCHTIEF

Prozess-Vereinbarung zum eInvoicing@HOCHTIEF

Prozess-Vereinbarung zum eInvoicing@HOCHTIEF

PDF (113.9 KB)

FAQs

  • Welche Formate werden akzeptiert?

    EDI/PDF-Rechnung (z.B. XML-Träger; ZUGFeRD)

    • folgende Formate werden akzeptiert PDF, TXT, TIF, JPG, CSV und weitere marktübliche Dateiformate

    INPOSIA-Rechnungs-Webportal (PDF-upload)

    • Rechnung = PDF
    • Optionale Anhänge = PDF, TXT, TIF, JPG

    Zentrales Mail-Postfach (Litigation Hold Mailbox) - nur für teilnehmende Gesellschaften

    • Rechnung = PDF
    • Optionale Anhänge = PDF, TIF, JPG

     


  • Welche Dateigrößen dürfen gesendet werden?

    EDI/ PDF-Rechnung (z.B. XML-Träger; ZUGFeRD)

    • Nachfrage bei HOCHTIEF

    Lieferantenportal

    • Beschränkung der Datei Größe beträgt 15MB

    Zentrales Mail-Postfach (Litigation Hold Mailbox)

    • Beschränkung der Datei Größe beträgt 15MB

  • IT-Fragen zum Thema elektronischer Rechnungsversand?
  • Welche Vorteile bringt der digitale/elektronische Rechnungsempfang?
    • schnelle Bearbeitung der gestellten Rechnung
    • Nachweis Zeitpunkt des Rechnungseingangs
    • schnellere Bezahlung der offenen Rechnung
    • Kosteneinsparung für Porto, Papier und Druckertinte
    • Einsparung der Arbeitszeit für ausdrucken, frankieren und Gang zur Post
    • Kein Postweg, da Übertragung in Echtzeit
    • höhere Liquidität durch pünktliche Zahlung
    • Umweltschonung

  • Gesellschaften welche am digitalen/elektronischen Rechnungsempfang teilnehmen.**
    • HOCHTIEF Aktiengesellschaft
    • HOCHTIEF Solutions AG
    • HOCHTIEF Infrastructure GmbH
    • HOCHTIEF PPP Solutions GmbH
    • HOCHTIEF Engineering GmbH
    • HOCHTIEF ViCon GmbH
    • HOCHTIEF Insurance Broking and Risk Management Solutions  GmbH
    • Deutsche Bau- und Siedlungs-Gesellschaft mbH
    • TRINAC GmbH
    • HOCHTIEF Bau und Betrieb GmbH

    **Es wurden nur die größten Gesellschaften aufgelistet.


  • Was muss bei der Benutzung des INPOSIA-Rechnungs-Webportal beachtet werden?

    Folgende Schritte sind zu beachten, wenn Sie sich über das INPOSIA-Rechnungs-Webportal anmelden:

    1. Sie müssen für den upload der Rechnungen freigeschaltet sein.
    2. Die Rechnungen enthalten zwingend Kostenträger/Bestellnummer, Bestellposition und Baustellenbezeichnung.
    3. Der Upload erfolgt für Rechnungen und Anlagen bis 15MB. Anlagen/Aufmaße/Lieferscheine größer als 15MB, senden Sie an die zuständigen Personen in der Niederlassung/Baustelle mit dem Vermerk, dass die Rechnung über das INPOSIA-Rechnungs-Webportal eingereicht wurde.

  • Wie muss eine Eingangsrechnung aufgebaut sein?

    Alle elektronischen Lösungen müssen insbesondere die formalen Vorgaben des § 14 Abs. 1 UStG sowie die inhaltlichen Vorgaben der §§ 14 Abs. 4 und 14a Umsatzsteuergesetz (UStG) berücksichtigen.

    Beispielrechnung



  • Wie muss der Aufbau einer Abschlags- bzw. Schlussrechnung dargestellt werden?

    Hilfestellung: Schemata Abschlagsrechnungen/Schlussrechnung

    Abschlagsrechnungen




    Schlussrechnungen




Alles Wissenswerte zur elektronischen Rechnungsstellung im Überblick

Flyer Digitale Rechnungsstellung

eInvoicing@HOCHTIEF

PDF (1.9 MB)