Compliance
Als international erfolgreiches Unternehmen bewegen wir uns in vielen unterschiedlichen politischen Systemen und Rechtsordnungen. Es ist für uns von höchstem Wert, die Reputation von HOCHTIEF zu schützen und zu wahren. Jeder Mitarbeitende muss deshalb in der Lage sein, das Richtige zu tun. Illegale Unternehmenspraktiken sind ausnahmslos zu vermeiden. HOCHTIEF hat daher ein Compliance-Management-System (CMS) eingeführt, um diesen Herausforderungen bestmöglich zu begegnen.
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Organisation
So regelt HOCHTIEF die Einhaltung aller Vorschriften
Die Compliance-Organisation von HOCHTIEF bietet den HOCHTIEF-Mitarbeitenden Unterstützung und Beratung bei der Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und unternehmensinternen Regeln.
Der Vorstandsvorsitzende der HOCHTIEF Aktiengesellschaft verantwortet den Bereich Compliance. Unterstützt wird er durch den Chief Compliance Officer und die Abteilung Konzerncompliance. Die Compliance-Organisationsstrukturen in den HOCHTIEF-Einheiten sind ähnlich aufgebaut, an ihrer Spitze steht jeweils ein Compliance Officer/Manager. Die jeweiligen Compliance Officer/Manager berichten regelmäßig an den Chief Compliance Officer, der einmal im Jahr den Prüfungs-/Nachhaltigkeitsausschuss des Aufsichtsrates informiert. Die Compliance Officer/Manager sorgen dafür, dass das Compliance-Programm in den Einheiten umgesetzt wird, dass Compliance-Risiken frühzeitig erkannt und entsprechende Maßnahmen entwickelt werden. Unmittelbare Ansprechpersonen für die Mitarbeitenden in den Niederlassungen sind die (General) Compliance Manager innerhalb der Niederlassungen der Einheiten. Diese unterstützen die Pflege und Weiterentwicklung des Compliance Programms innerhalb ihrer Niederlassung und die Implementierung und Weiterentwicklung des Programms. Sie berichten an die für die Einheiten zuständigen Compliance Officer/Manager.
Die Einheiten verfügen über eigene Compliance Committees oder Arbeitsgruppen zu verschiedenen Compliance-Themen mit Beteiligung einzelner Fachabteilungen – etwa Personal, Konzernrevision oder Einkauf . Diese Gremien kommen regelmäßig uns nach Bedarf zusammen und unterstützen die Compliance-Organisation bei der Integration des Programms in die Geschäftsabläufe und –prozesse, sowie seiner stetigen Verbesserung. Bei erwiesenen Compliance-Verstößen prüft und empfiehlt das jeweilige Compliance Committee bzw. das Aufsichtsgremium, das sich mit solchen Angelegenheiten befasst, den zuständigen Führungskräften entsprechende Maßnahmen und Verbesserungsbereiche.
Der Schwerpunkt der Compliance-Organisation liegt in der Bekämpfung von Korruption, Wettbewerbsverstößen, Geldwäsche, Verstößen gegen Sanktionsrichtlinien, Verstöße gegen menschen- und umweltbezogene Risiken sowie der allgemeinen Wirtschaftskriminalität. Bei (möglichen) Verstößen in den Bereichen, die nicht das Themenfeld von Compliance betreffen, sind die jeweiligen Fachabteilungen selbst für die Aufklärung verantwortlich. , Auf Wunsch erhalten sie Unterstützung durch Konzerncompliance. Auch mögliche Aktivitäten zur Wiedergutmachung beziehungsweise Entschädigung, etwa im Falle von Umweltschäden, fallen in den Verantwortungsbereich der jeweiligen Fachabteilungen.
Die Divisions verfügen über eigene Compliance Committees oder Arbeitsgruppen zu verschiedenen Compliance-Themen mit Beteiligung einzelner Fachabteilungen – etwa Personal, Revision oder Procurement. Diese Gremien kommen regelmäßig oder nach Bedarf zusammen und unterstützen die Compliance-Organisation bei der Integration des Programms in die Geschäftsabläufe und –prozesse, sowie seiner stetigen Verbesserung. Bei erwiesenen Compliance-Verstößen prüft und empfiehlt das jeweilige Compliance Committee oder das Aufsichtsgremium, das sich mit solchen Angelegenheiten befasst, den zuständigen Führungskräften entsprechende Maßnahmen beziehungsweise Verbesserungsbereiche.
Der Schwerpunkt der Compliance-Organisation liegt in der Bekämpfung von Korruption, Wettbewerbsverstößen, Geldwäsche, Verstößen gegen Sanktionsrichtlinien, Verstöße gegen menschen- und umweltbezogene Risiken sowie der allgemeinen Wirtschaftskriminalität. Bei (möglichen) Verstößen in den Bereichen, die nicht das Themenfeld von Compliance betreffen, sind für die Aufklärung die jeweiligen Fachabteilungen selbst verantwortlich, beispielsweise das AGUS Center oder der Datenschutzbeauftragte. Auf Wunsch erhalten sie Unterstützung durch Konzerncompliance. Auch mögliche Aktivitäten zur Wiedergutmachung beziehungsweise Entschädigung, etwa im Falle von Umweltschäden, fallen in den Verantwortungsbereich der jeweiligen Fachabteilungen.
Zahlen & Fakten
Sprachvarianten sind vom HOCHTIEF Code of Conduct für Geschäftspartner verfügbar.
der Geschäftspartner in der europäischen Einheit haben sich im Kerngeschäft auf den Code of Conduct für Vertragspartner verpflichtet.
der Belegschaft absolvierte das E-Learning zum HOCHTIEF Code of Conduct in den ersten sechs Wochen.
aller HOCHTIEF-Mitarbeitenden wurden bis Ende 2024 zum Code of Conduct erfolgreich geschult.
Mitarbeitende informieren und beraten europaweit zu Compliance-Themen.
Trainings hat Konzerncompliance im Jahr 2024 durchgeführt.
Sprachvarianten der Flyer sind verfügbar, die für unser Hinweissystem sensibilisieren.
Webtrainings wurden in 2024 durchgeführt.
HOCHTIEF Code of Conduct
Ein verbindlicher Verhaltenskodex hat bei uns Tradition
Bereits 2002 haben wir unsere Standards in einem Kodex veröffentlicht, den wir dann kontinuierlich weiterentwickelt haben – heute wird er als HOCHTIEF Code of Conduct für die HOCHTIEF Aktiengesellschaft und die Einheit in Europa geführt. Er ist für alle Mitarbeitenden verbindlich und mittlerweile in neun Sprachen verfügbar.
Der HOCHTIEF Code of Conduct gibt als Richtschnur und Leitfaden Auskunft darüber, wie unsere Mitarbeitenden sich im geschäftlichen Alltag verhalten müssen. So beantwortet er beispielsweise Fragen des Kartellrechts, gibt Hilfestellung bei potenziellen Interessenskonflikten oder bei Verhandlungen mit Geschäftspartnern. Auch soll er dabei unterstützen, Bestechungssituationen oder Korruption zu erkennen oder korrekt mit Spenden und Sponsorengeldern umzugehen.
Um ein faires Miteinander zu gestalten, fordert HOCHTIEF auch von seinen Geschäftspartnern, Kunden und Lieferanten, dass sie die hohen Anforderungen des Konzerns einhalten. Dazu ist der Code of Conduct für Vertragspartner entwickelt worden, der in 12 Sprachen verfügbar ist.
Die Verbindung von unternehmerischem Handeln mit ethischen Grundsätzen hat eine lange Tradition bei HOCHTIEF und ist eine der tragenden Säulen für langfristigen Erfolg. Die Einhaltung von Gesetzen und unseren Unternehmensregeln stellt ein zentrales Element unseres Handelns dar. Wir arbeiten daher nur mit Geschäftspartnern zusammen, die diesen Anforderungen gerecht werden und diese von ihren Partnern ebenfalls verlangen.
Risiken
Als Teil eines ganzheitlichen Compliance-Management-Systems führt HOCHTIEF in regelmäßigen Abständen umfangreiche Compliance-Risikoanalysen und -bewertungen durch, die schwerpunktmäßig die Bereiche Antikorruption und Kartellrecht betrachten. Die Umsetzung einer Compliance-Risikoanalyse in einem Konzern erfordert eine strukturierte Vorgehensweise, um sicherzustellen, dass alle regulatorischen Anforderungen eingehalten werden. Es ist entscheidend, die relevanten rechtlichen Rahmenbedingungen zu identifizieren und zu verstehen, welchen Risiken der Konzern ausgesetzt ist, um anschließend mit angemessenen Maßnahmen reagieren zu können. Die Risikoanalyse trägt signifikant dazu bei, (rechtliche) Risiken zu erkennen, zu reduzieren und so die Reputation von HOCHTIEF zu schützen.
Richtlinien
Klare Hilfestellungen für unsere Mitarbeitenden
In allen Einheiten konkretisieren Konzernrichtlinien und Arbeitsanweisungen die Inhalte der Verhaltenskodizes, um den Mitarbeitenden Hilfestellungen zu geben. Die Einhaltung dieser Vorgaben und der gesetzlichen Vorschriften sind Bestandteil einer guten Corporate Governance.
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Umgang mit Geschäftspartnern
Die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern kann rechtliche Risiken mit sich bringen.
Korruptionsstraftaten, die von Geschäftspartnern von HOCHTIEF begangen werden, können dazu führen, dass auch HOCHTIEF haftbar gemacht wird. Der Nachweis einer sorgfältigen Auswahl der Vertragspartner minimiert dieses Risiko erheblich. Deswegen ist es für HOCHTIEF wichtig, die Geschäftspartner genau zu kennen. Aus diesem Grund hat HOCHTIEF neben dem HOCHTIEF Code of Conduct, der sich an die HOCHTIEF-Mitarbeitenden richtet, Verhaltensvorgaben für Vertragspartner veröffentlicht. Der Code of Conduct für Vertragspartner ist bei jedem Vertragsabschluss von allen Partnern zu unterzeichnen.
Unser Ziel ist es, erfolgreiche und langfristig gute Geschäftsbeziehungen zu etablieren. Vor Geschäftsabschlüssen finden daher Due-Diligence-Prüfungen statt: Konzerncompliance überprüft beispielsweise Joint-Venture-Partner oder Berater durch ein genau definiertes Auswahlverfahren und gibt den Abschluss sowohl unter Integritätsgesichtspunkten als auch unter Kartellrechtsaspekten frei. Diese sogenannte „Business Partner Compliance Due Diligence“ wird durch Konzerncompliance umfassend dokumentiert und die Einhaltung der Standards regelmäßig überprüft.
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Geschenke und Einladungen
Geschenke und Einladungen im Geschäftsleben werden heute viel restriktiver gehandhabt als noch vor einigen Jahren.
Deswegen dürfen Geschenke und Einladungen bei HOCHTIEF nur gewährt oder angenommen werden, wenn diese als Geste der Höflichkeit allgemeinen Geschäftsgepflogenheiten entsprechen und die unsachgemäße Beeinflussung einer geschäftlichen Entscheidung oder einer Amtshandlung von vornherein ausgeschlossen werden kann.
Bargeld oder Zuwendungen, die Bargeldcharakter haben, dürfen niemals angeboten, gewährt, gefordert oder angenommen werden.
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Kartellrecht
Wir stehen für einen fairen Wettbewerb.
Was noch vor ein paar Jahren beim Umgang mit Wettbewerbern „normal“ war, kann nach heutiger Praxis der Wettbewerbsbehörden einen Verstoß gegen das Kartellrecht darstellen. Und dies gilt unabhängig davon, ob eine Einschränkung des Wettbewerbs bezweckt war oder nicht. Daher unterzieht HOCHTIEF die Gründung von Arbeitsgemeinschaften und Joint Ventures einer besonderen kartellrechtlichen Prüfung.
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Geldwäsche
HOCHTIEF setzt sich aktiv für die Bekämpfung von Geldwäsche ein. Daher streben wir es an, dass Mitarbeitende durch interne Schulungsprogramme und Prüfprozesse entsprechende Fälle erkannen und an Konzerncompliance melden.
Als Geldwäsche bezeichnet man das Einschleusen illegal erworbener Vermögenswerte in den legalen Finanzkreislauf. Ziel einer Geldwäsche ist, die unrechtmäßige Herkunft zu verschleiern und die erlangten Vermögenswerte in „sauberer“ Form wieder im Wirtschaftskreislauf einsetzen zu können.
Die Geldwäsche dient also einerseits dem Verschleiern der Vortat, andererseits dazu, den Zugriff der Behörden und Geschädigten auf das durch die Vortat erlangte Vermögen zu erschweren. In der Praxis bedeutet es, dass hier entsprechende Sorgfaltspflichten erfüllt werden müssen und ggf. bei der Annahme von Geldern und dem Abschluss der zugrundeliegenden Verträge strenge Vorschriften zu beachten sind.
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Anti-Terror/Sanktionslistenprüfung
Nach den Terroranschlägen vom 11. September 2001 hat die Europäische Union auf der Grundlage von Resolutionen des UN-Sicherheitsrates Verordnungen erlassen, die der Bekämpfung des internationalen Terrorismus dienen.
Die Ereignisse in der Ukraine haben dazu geführt, dass sowohl die EU, das vereinigte Königreich als auch die USA vermehrt Verordnungen erlassen haben, die den wirtschaftlichen Verkehr mit Russland und Belarus stark einschränken.
Für die Praxis bedeutet das, dass grundsätzlich jeder Geschäftskontakt auf Übereinstimmung mit den auf den Sanktionslisten genannten Namen von Personen, Organisationen oder Einrichtungen überprüft werden muss. HOCHTIEF hat für die Prüfung von Geschäftspartnern (Kunden, Lieferanten, Nachunternehmern) und Mitarbeitern entsprechende Prozesse etabliert, um Verstößen vorzubeugen.
Maßnahmen
Höchste ethische Ansprüche
Antikorruption
Korruption hat viele Gesichter und kann in den unterschiedlichsten Bereichen stattfinden. Die Bekämpfung und Vermeidung von hat höchste Priorität im HOCHTIEF-Konzern.
HOCHTIEF erwartet dasselbe von allen Geschäftspartnern. Unsere Beziehungen zu Geschäftspartnern sollen allein auf objektiven Kriterien, wie insbesondere auf Qualität, Zuverlässigkeit, wettbewerbsfähigen Preisen beruhen. Zudem auf der Beachtung ökologischer und sozialer Standards und auf den Grundsätzen guter Unternehmensführung.
HOCHTIEF verbietet jede Form von Bestechung. So dürfen Mitarbeitende im Umgang mit Amtsträgern niemals materielle oder immaterielle Vorteile (z.B. Bargeld, Geschenke, Unterhaltungsangebote oder sonstige persönliche Vorteile) fordern oder annehmen. Gleichermaßen dürfen Mitarbeitende anderer Unternehmen oder Amtsträgern niemals persönliche Vorteile in der Absicht versprochen oder gewährt werden, einen Auftrag zu erhalten, ein Geschäft zu sichern oder HOCHTIEF einen ungerechtfertigten Vorteil zu verschaffen.Im Umgang mit anderen Geschäftspartnern, die keine Amtsträger sind, hat HOCHTIEF klare Vorgaben zu Wertgrenzen gemacht, die nach Geschenken und Bewirtungen/Einladungen differenzieren, sodass bestimmte Zuwendungen möglich sind. Angemessen können nur solche Zuwendungen sein, die nicht den Anschein korruptiven Verhaltens zulassen.
Alle Mitarbeitenden sind verpflichtet, ihren Vorgesetzten zu informieren, wenn ein Geschäftspartner oder Amtsträger einen persönlichen Vorteil anbietet oder fordert.
Auch sogenannte „Beschleunigungszahlungen“ (d.h. kleinere Geldbeträge oder Sachleistungen an Amtsträger zur Beschleunigung von Verwaltungsverfahren oder Amtshandlungen wie etwa Zollabfertigungen) sind verboten.
Um die oben genannten Risiken zu reduzieren hat HOCHTIEF konzernweit zahlreiche Maßnahmen implementiert, von denen einige im Folgenden detaillierter beschrieben werden. Neben Vertragsklauseln und Flyerkampagnen, Richtlinien und Geschäftspartnerprüfungen sind besonders Richtlinien, Schulungen und das Hinweissystem hervorzuheben.
Schulungen
Ein zentraler Baustein des wirksamen CMS bei HOCHTIEF sind Schulungen.. So hat HOCHTIEF eine Vielzahl von unterschiedlichen Schulungsformaten entwickelt, die von Onboarding- Schulungen, über Projektstartschulungen bis hin zu wöchentlichen Webtrainings und verpflichtenden e-learnings zum Code of Conduct reichen. Die Schulungsformate decken alle HOCHTIEF-relevanten Compliance Bereiche unter anderem Antikorruption und Kartellrecht ab,. Die Compliance-Organisation von HOCHTIEF informiert die Mitarbeitenden kontinuierlich über die internen Medien zum Compliance-Programm, zu Ansprechpersonen und internen Richtlinien. Im Intranet findet sich auch stets das aktuelle Schulungsangebot. Dieses besteht unter anderem aus Präsenz- sowie wöchentlichen Web-Schulungen und E-Learnings.
Überwachung und Verbesserung
Ein weiterer zentrales Bestandteil des CMS von HOCHTIEF ist das Element der Überwachung. Neben internen Überwachungsmaßnahmen, wie beispielsweise eigene Compliance Audits oder die jährliche Wirksamkeitsüberwachung der Konzerncompliance unter Einbeziehung der Abteilung Konzernrevision wird die Überwachung auch extern durchgeführt. HOCHTIEF hat die europäischen und amerikanischen Einheiten bereits ab dem Jahr 2020 nach dem IDW PS 980 auditieren lassen. Im Jahr 2022 wurde die Niederlassung Österreich als Pilotprojekt nach ISO 37001 und ISO 37301 zertifiziert. Die amerikanischen Einheiten wurden bereits 2022 und 2024 erfolgreich nach ISO 37001 und ISO 37301 zertifiziert. Derzeit unterliegt die europäische Einheit der ISO-Zertifizierung nach ISO 37001 und ISO37301, die im Spätsommer 2025 abgeschlossen sein wird. Das HOCHTIEF Hinweissystem ist bereits nach ISO 37002 zertifiziert.
Durch regelmäßige Jour Fixes, die jährliche Strategietagung und Engagements in Peer-Learning-Groups verbessert sich HOCHTIEF kontinuierlich in seinen Compliance-Prozessen. Zum einen werden diese Prozesse effizienter gestaltet, zum anderen werden länderübergreifend Prozesse vereinheitlicht. So wird sichergestellt, dass rechtzeitig auf neue Entwicklungen in der Compliance-Landschaft reagiert wird.
Vorfall melden
Das Hinweissystem von HOCHTIEF
Das nach ISO 37002 zertifizierte Hinweissystem von HOCHTIEF bietet mehrere Möglichkeiten, Hinweise auf Verstöße gegen interne Vorgaben oder gesetzliche Regelungen im Geschäftsverkehr zu melden. Zum einen steht dafür ein webbasiertes System zur Verfügung, zum andern besteht die Möglichkeit sich an einen Ombudsmann zu wenden. Die Zurverfügungstellung des Hinweissystems ist Teil der Compliance Kultur von HOCHTIEF und soll all diejenigen, die Kenntnis von möglichen Straftaten oder sonstigen Unregelmäßigkeiten haben ermutigen, sich an das Hinweissystem von HOCHTIEF zu wenden. Zudem können HOCHTIEF gerade durch Straftaten großeSchäden entstehen.
Es gab einen Hinweis in Zusammenhang mit Korruption/Bestechung und 37 Verstöße mit Bezug zu Diskriminierung oder Belästigung. Zudem gab es acht Verstöße in Zusammenhang mit Interessenskonflikten. Es gab keine Verstöße zu den Themengebieten Kundendaten, Geldwäsche und Insiderhandel.
Im Geschäftsjahr 2024 gab es keine Verurteilungen und Geldbußen wegen Verstößen gegen Korruption und Bestechung. HOCHTIEF hat verschiedene Compliance-Maßnahmen implementiert, um das Risiko eines Blacklistings, das finanzielle Folgen für das Unternehmen haben kann (zum Beispiel durch Sperrung von Auftragsvergaben), zu reduzieren,. Das von HOCHTIEF identifizierte finanzielle Risiko, das sich durch mögliche Verurteilungen in diesem Zusammenhang verwirklichen könnte, ist im Geschäftsjahr 2024 nicht eingetreten.
HOCHTIEF toleriert keine Gesetzesverstöße und Verletzungen seiner internen Regelungen und Prinzipien. Alle HOCHTIEF Einheiten werden auf Compliance-Fälle, die im Rahmen einer Untersuchung festgestellt werden, angemessen reagieren. Dabei sind arbeitsrechtliche Sanktionen sowie die Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen gegenüber den handelnden Mitarbeitenden zu prüfen. Diese können beispielsweise in Form von Abmahnungen, Kündigungen oder Kürzung bzw. Streichung von etwaigen Bonuszahlungen bestehen (Malus-System).
Jedem Hinweis wird von der jeweils zuständigen HOCHTIEF Einheiten – unabhängig vom Meldeweg – nachgegangen. Dieser wird umfassend untersucht und sofern notwendig implementiert HOCHTIEF sich aus den Hinweisen ergebende Maßnahmen im CMS , wie zum Beispiel Anpassungen im Schulungsprogramm oder der Richtlinienlandschaft.
Verfahrensordnung HOCHTIEF-Hinweissystem
Dirk von Keitz
HOCHTIEF
Leiter Konzerncompliance
Alfredstraße 236
D-45133 Essen
Tel.: +49 201 824-1962
compliance@hochtief.de
