Compliance
Als international erfolgreiches Unternehmen bewegen wir uns in vielen unterschiedlichen politischen Systemen und Rechtsordnungen. Es ist für uns von höchstem Wert, die Reputation von HOCHTIEF zu schützen und zu wahren. Jeder Mitarbeiter muss deshalb in der Lage sein, das Richtige zu tun. Illegale Unternehmenspraktiken sind ausnahmslos zu vermeiden. HOCHTIEF hat daher ein Compliance-System eingeführt, um diesen Herausforderungen bestmöglich zu begegnen.
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Organisation
So regelt HOCHTIEF die Einhaltung aller Vorschriften
Die Compliance-Organisation von HOCHTIEF bietet den HOCHTIEF-Mitarbeitern Unterstützung und Beratung bei der Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und unternehmensinternen Regeln.
Compliance wird vom Vorstandsvorsitzenden der HOCHTIEF Aktiengesellschaft verantwortet. Unterstützt wird er durch den Chief Compliance Officer und die Abteilung Konzerncompliance & Recht. Die Organisation in den HOCHTIEF-Divisions ist mit einem Compliance Officer an der Spitze und weiteren Ansprechpartnern, den Compliance Managern, jeweils ähnlich aufgebaut. Die Compliance Officer sorgen dafür, dass das Compliance-Programm in den Divisions umgesetzt wird, dass Compliance-Risiken frühzeitig erkannt und entsprechende Maßnahmen entwickelt werden. Unmittelbare Ansprechpartner für die Mitarbeiter in den Gesellschaften sind die Compliance Manager. Diese unterstützen die Implementierung und Weiterentwicklung des Programms und berichten an die zuständigen Compliance Officer.
Alle Divisions verfügen über eigene Compliance Committees mit Beteiligung der einzelnen Fachabteilungen. Diese Gremien kommen mindestens einmal im Quartal zusammen und beraten beziehungsweise unterstützen die Compliance-Organisation bei der Integration des Programms in die Geschäftsabläufe und -prozesse.
Der Schwerpunkt der Compliance-Organisation liegt darin, Korruption und Kartellrechtsverstöße zu vermeiden. Maßnahmen, Compliance-Verstößen in anderen Bereichen vorzubeugen, treffen die jeweiligen Fachfunktionen: zum Beispiel das zentrale Kompetenzzentrum für Arbeitssicherheits-, Gesundheits- und Umweltschutz oder der Bereich Datenschutz, der dem Datenschutzbeauftragten von HOCHTIEF zugeordnet ist.
Zahlen & Fakten
Sprachvarianten sind vom HOCHTIEF Code of Conduct für Geschäftspartner verfügbar.
der Geschäftspartner in der Division Europe haben sich im Kerngeschäft auf den Code of Conduct für Vertragspartner verpflichtet.
der Belegschaft absolvierte das E-Learning zum HOCHTIEF Code of Conduct in den ersten sechs Wochen.
aller HOCHTIEF-Mitarbeitenden wurden bis Ende 2022 zum Code of Conduct erfolgreich geschult.
Mitarbeitende informieren und beraten europaweit zu Compliance-Themen.
Online-Trainings hat Konzerncompliance im Jahr 2022 durchgeführt.
HOCHTIEF Code of Conduct
Ein verbindlicher Verhaltenskodex hat bei uns Tradition
Bereits 2002 haben wir unsere Standards in einem Kodex veröffentlicht, den wir dann kontinuierlich weiterentwickelt haben – heute wird er als HOCHTIEF Code of Conduct für die HOCHTIEF Aktiengesellschaft und die Division Europe geführt. Er ist für alle Mitarbeiter verbindlich und mittlerweile in neun Sprachen verfügbar.
Der HOCHTIEF Code of Conduct gibt als Richtschnur und Leitfaden Auskunft darüber, wie unsere Mitarbeiter sich im geschäftlichen Alltag verhalten müssen. So beantwortet er beispielsweise Fragen des Kartellrechts, gibt Hilfestellung bei potenziellen Interessenskonflikten oder bei Verhandlungen mit Geschäftspartnern. Auch soll er dabei unterstützen, Bestechungssituationen oder Korruption zu erkennen oder korrekt mit Spenden und Sponsorengeldern umzugehen.
Zudem erhalten Mitarbeiter in allen Divisions Unterstützung durch Konzernrichtlinien und Arbeitsanweisungen, die die Verhaltensvorgaben konkretisieren und erläutern.
Um ein faires Miteinander zu gestalten, fordert HOCHTIEF auch von Geschäftspartnern, Kunden und Lieferanten, dass sie die hohen Anforderungen des Konzerns einhalten. Dazu ist der HOCHTIEF Code of Conduct für Vertragspartner entwickelt worden, der in 14 Sprachen verfügbar ist.
Die Verbindung von unternehmerischem Handeln mit ethischen Grundsätzen hat eine lange Tradition bei HOCHTIEF und ist eine der tragenden Säulen für langfristigen Erfolg. Die Einhaltung von Gesetzen und unseren Unternehmensregeln stellt ein zentrales Element unseres Handelns dar. Wir arbeiten daher nur mit Partnern zusammen, die diesen Anforderungen gerecht werden und diese von ihren Partnern ebenfalls verlangen.
Richtlinien
Klare Hilfestellungen für unsere Mitarbeiter
In allen Divisions konkretisieren Konzernrichtlinien und Arbeitsanweisungen die Inhalte der Verhaltenskodizes, um den Mitarbeitern Hilfestellungen zu geben. Die Einhaltung dieser Vorgaben und der gesetzlichen Vorschriften sind Bestandteil einer guten Corporate Governance.
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Umgang mit Geschäftspartnern
Die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern kann rechtliche Risiken mit sich bringen.
Korruptionsstraftaten, die von Geschäftspartnern von HOCHTIEF begangen werden, können dazu führen, dass auch HOCHTIEF haftbar gemacht wird. Der Nachweis einer sorgfältigen Auswahl der Vertragspartner minimiert dieses Risiko erheblich. Deswegen ist es für HOCHTIEF wichtig, die Geschäftspartner genau zu kennen. Aus diesem Grund hat HOCHTIEF neben dem HOCHTIEF Code of Conduct, der sich an die HOCHTIEF-Mitarbeiter richtet, Verhaltensvorgaben für Vertragspartner veröffentlicht. Der HOCHTIEF Code of Conduct für Vertragspartner ist vor Vertragsabschluss von jedem potenziellen HOCHTIEF-Partner zu unterzeichnen.
Um erfolgreiche und nachhaltige Geschäftsbeziehungen aufzubauen, werden bestimmte Gruppen von Geschäftspartnern wie beispielsweise Joint-Venture-Partner oder Berater sorgfältig durch ein definiertes Auswahlverfahren ausgewählt und durch Compliance freigegeben. Dabei werden Integrität und Zuverlässigkeit mit Hilfe externer Datenbanken überprüft und dieser Auswahlprozess dokumentiert (HOCHTIEF Business Partner Compliance Due Diligence).
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Geschenke und Einladungen
Geschenke und Einladungen im Geschäftsleben werden heute viel restriktiver gehandhabt als noch vor einigen Jahren.
Deswegen dürfen Geschenke und Einladungen bei HOCHTIEF nur gewährt oder angenommen werden, wenn diese als Geste der Höflichkeit allgemeinen Geschäftsgepflogenheiten entsprechen und die unsachgemäße Beeinflussung einer geschäftlichen Entscheidung oder einer Amtshandlung von vornherein ausgeschlossen werden kann.
Bargeld oder Zuwendungen, die Bargeldcharakter haben, dürfen niemals angeboten, gewährt, gefordert oder angenommen werden.
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Kartellrecht
Wir stehen für einen fairen Wettbewerb.
Was noch vor ein paar Jahren beim Umgang mit Wettbewerbern „normal“ war, kann nach heutiger Praxis der Wettbewerbsbehörden einen Verstoß gegen das Kartellrecht darstellen. Und dies gilt unabhängig davon, ob eine Einschränkung des Wettbewerbs bezweckt war oder nicht. Daher unterzieht HOCHTIEF beispielsweise die Gründung von Arbeitsgemeinschaften und Joint Ventures einer besonderen kartellrechtlichen Prüfung.
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Geldwäsche
HOCHTIEF setzt sich aktiv für die Bekämpfung von Geldwäsche ein und strebt zum Beispiel durch interne Schulungsprogramme und Prüfprozesse an, dass entsprechende Fälle erkannt und vermieden werden.
Als Geldwäsche bezeichnet man das Einschleusen illegal erworbener Vermögenswerte in den legalen Finanzkreislauf. Ziel einer Geldwäsche ist, die unrechtmäßige Herkunft zu verschleiern und die erlangten Vermögenswerte in „sauberer“ Form wieder im Wirtschaftskreislauf einsetzen zu können.
Die Geldwäsche dient also einerseits dem Verschleiern der Vortat, andererseits dazu, den Zugriff der Behörden und Geschädigten auf das durch die Vortat erlangte Vermögen zu erschweren. In der Praxis bedeutet es, dass im Einzelfall bei der Annahme von Geldern und dem Abschluss der zugrunde liegenden Verträge strenge Vorschriften zu beachten sind.
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Anti-Terror
Nach den Terroranschlägen vom 11. September 2001 hat die Europäische Union auf der Grundlage von Resolutionen des UN-Sicherheitsrates Verordnungen erlassen, die der Bekämpfung des internationalen Terrorismus dienen.
Für die Praxis bedeutet das, dass grundsätzlich jeder Geschäftskontakt auf Übereinstimmung mit den auf den Sanktionslisten genannten Namen von Personen, Organisationen oder Einrichtungen überprüft werden muss. HOCHTIEF hat für die Prüfung von Geschäftspartnern (Kunden, Lieferanten, Nachunternehmern) und Mitarbeitern entsprechende Prozesse etabliert, um Verstößen vorzubeugen.
Maßnahmen
Höchste ethische Ansprüche
Antikorruption
Korruption hat viele Gesichter und kann in den unterschiedlichsten Bereichen stattfinden. Korruption zu vermeiden und zu bekämpfen hat höchste Priorität im HOCHTIEF-Konzern.
HOCHTIEF erwartet dasselbe von den Geschäftspartnern. Unsere Beziehungen zu allen Geschäftspartnern sollen allein auf objektiven Kriterien beruhen, insbesondere auf Qualität, Zuverlässigkeit, wettbewerbsfähigen Preisen sowie auf Beachtung ökologischer und sozialer Standards und auf den Grundsätzen guter Unternehmensführung.
HOCHTIEF verbietet jede Form von Bestechung. So dürfen Mitarbeiter im Umgang mit Geschäftspartnern oder Amtsträgern niemals materielle Vorteile (z.B. Bargeld, Geschenke, Unterhaltungsangebote oder sonstige persönliche Vorteile) fordern oder annehmen. Gleichermaßen dürfen Mitarbeitern anderer Unternehmen oder Amtsträgern niemals persönliche Vorteile in der Absicht versprochen oder gewährt werden, einen Auftrag zu erhalten, ein Geschäft zu sichern oder HOCHTIEF einen ungerechtfertigten Vorteil zu verschaffen.
Alle Mitarbeiter sind verpflichtet, ihren Vorgesetzten zu informieren, wenn ein Geschäftspartner oder Amtsträger einen persönlichen Vorteil anbietet oder fordert.
Auch sogenannte „Beschleunigungszahlungen“ (d.h. kleinere Geldbeträge oder Sachleistungen an Amtsträger zur Beschleunigung von Verwaltungsverfahren oder Amtshandlungen wie etwa Zollabfertigungen) sind verboten.
Schulungen
Die Compliance-Organisation von HOCHTIEF informiert die Mitarbeiter regelmäßig über die Inhalte des Compliance-Programmes und insbesondere die Compliance-Richtlinien. Das erfolgt beispielsweise in Form von Präsenzschulungen, Web-Schulungen oder E-Learning.
Vorfall melden
Das Hinweissystem von HOCHTIEF
Das nach ISO 37002 zertifizierte Hinweissystem von HOCHTIEF bietet mehrere Möglichkeiten, Hinweise auf Verstöße gegen interne Vorgaben oder gesetzliche Regelungen im Geschäftsverkehr zu melden. Zum einen steht Ihnen dafür ein webbasiertes System zur Verfügung, zum andern haben Sie die Möglichkeit sich an einen Ombudsmann zu wenden. Gerade durch Straftaten kann dem Unternehmen ein großer Schaden entstehen. Aus diesem Grund wollen wir denjenigen, die Kenntnis von möglichen Straftaten oder sonstigen Unregelmäßigkeiten haben, Mut machen, sich an das Hinweissystem von HOCHTIEF zu wenden. Im Jahr 2021 sind 267 Meldungen über die Hinweissystem eingegangen, davon betrafen 24 Antikorruption, 11 Interessenkonflikte, 30 Human Resources, 7 Fraud und 195 Meldungen zu anderen Themenbereichen. Alle Hinweise wurden untersucht und konnten vollständig aufgeklärt werden. Sofern notwendig hat HOCHTIEF sich aus den Hinweisen ergebende Maßnahmen im Compliance-System implementiert, wie zum Beispiel Anpassungen im Schulungsprogramm oder der Richtlinienlandschaft.
Dirk von Keitz
HOCHTIEF
Leiter Konzerncompliance
Alfredstraße 236
D-45133 Essen
Tel.: +49 201 824-1962
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